In breve
| Dipendenti | 146 |
| Veicoli | 44 autobus |
| Servizio di trasporti | Oltre 3 milioni di veicolo-km e ca. 7 milioni di passeggeri all’anno |
| Divisioni | Trasporto urbano |
| Obiettivi | Elevata flessibilità di pianificazione dei turni guida e degli schemi rotazionali, Automatizzazione e ottimizzazione degli schemi rotazionali senza violazione delle norme, Risparmio di tempo |
| Peculiarità | Introduzione dell’assegnazione automatica del personale |
| Prodotti IVU | IVU.timetable, IVU.run, IVU.duty, IVU.crew |
Situazione iniziale
Quasi 19.000 passeggeri utilizzano ogni giorno i servizi dell’azienda di trasporti Busbetriebs Olten Gösgen Gäu (BOGG). Per collegare tra di loro i piccoli centri abitati della regione di Olten, questo servizio di trasporto è ormai irrinunciabile. Per portare ogni giorno i passeggeri a destinazione, dal 2004 BOGG pianifica le corse, i turni macchina e i turni guida utilizzando i prodotti di pianificazione della IVU.suite.
Per l’azienda la flessibilità gioca un ruolo sempre più importante. L’assegnazione integrata del personale permette a BOGG, tra le altre cose, di tenere in considerazione le diverse esigenze dei propri dipendenti. Tuttavia, per rimanere competitiva sul mercato, BOGG cercava una soluzione di pianificazione che permettesse un significativo risparmio di tempo.
Obiettivi
L’obiettivo di BOGG era ottimizzare gli schemi rotazionali del personale in base alle esigenze e automatizzare la pianificazione. Un fattore importante era costituito dalle richieste individuali dei dipendenti. L’assegnazione dei turni guida doveva garantire la conformità alla Legge sulla durata del lavoro e tenere conto dei regolamenti interni, del deposito di appartenenza e della conoscenza delle tratte da parte dei dipendenti. Doveva inoltre essere possibile pubblicare la ripartizione dei dipendenti con diversi mesi di anticipo. BOGG auspicava un risparmio di tempo di almeno il 50% nella pianificazione degli schemi rotazionali.
“Già in passato eravamo clienti soddisfatti della IVU.suite. Queste esperienze positive hanno trovato ulteriore conferma nell’Assegnazione automatica del personale”. Con l’APD non solo abbiamo velocizzato la nostra pianificazione degli schemi rotazionali, ma abbiamo anche ricevuto riscontri positivi dal personale e conseguito un chiaro miglioramento della qualità dei risultati”.
Soluzione
BOGG utilizzava già l’ottimizzazione della pianificazione dei turni guida della IVU.suite. Questa soluzione aveva già permesso di ottimizzare il fabbisogno di personale e di migliorare la qualità dei turni guida. Per migliorare la flessibilità della pianificazione degli schemi rotazionali, BOGG ha deciso di introdurre anche l’Assegnazione automatica del personale (APD) di IVU.crew. Il sistema disciplina e ottimizza l’intero processo di rotazione del personale, sia nell’ambito della pianificazione annuale a lungo termine, sia nell’ambito dell’assegnazione per i giorni successivi.
L’ADP definisce le rotazioni e le assegna ai dipendenti. A seconda dei requisiti, il software mira per esempio a garantire una ripartizione equa oppure conteggi equilibrati delle ore lavorative e, inoltre, tiene conto delle preferenze del personale viaggiante. La ripartizione automatica del personale riduce pertanto notevolmente il lavoro di assegnazione.
L’APD fornisce aiuto anche in caso di sospensioni impreviste, calcolando automaticamente le alternative adatte e presentando proposte di soluzione. I responsabili delle assegnazioni di BOGG possono così risolvere le criticità nell’erogazione del servizio in modo più rapido, semplice ed efficiente.
Un portale dipendenti integrato rappresenta l’interfaccia principale per la comunicazione tra il personale viaggiante e i responsabili del controllo dei turni guida. Attraverso il portale, i dipendenti possono informarsi sui turni guida e visualizzare le informazioni attuali – dall’approvazione delle ferie alle modifiche a breve termine del turno guida. Oltre alle preferenze personali, possono inoltre trasmettere richieste di turni guida e richieste libere che vengono salvate direttamente nel sistema e tenute in considerazione nell’ambito dell’ottimizzazione. I responsabili delle assegnazioni possono vedere subito se la richiesta di un dipendente può essere accolta e, in caso di dubbio, possono adeguare direttamente la pianificazione.
Grazie a un editor delle regole, le complesse norme relative alla retribuzione e ai turni guida possono essere salvate e modificate direttamente in IVU.crew. In questo modo, l’Assegnazione automatica del personale può applicarle per tutti i conteggi. Questo garantisce una pianificazione degli schemi rotazionali perfettamente conforme alle regole.
Risultato
L’Assegnazione automatica del personale di IVU.crew ha ampiamente superato il risparmio di tempo atteso del 50% nel processo di pianificazione: a conti fatti, la soluzione permette un guadagno di tempo pari a ben l’80%. Invece dei dieci giorni necessari in precedenza, ora i responsabili delle assegnazioni creano la pianificazione mensile degli impieghi in appena due giorni.
Anche i dipendenti hanno toccato con mano i vantaggi: l’APD ha permesso di raggiungere un elevato grado di accettazione delle richieste: tramite il portale dipendenti, nel primo mese dopo l’introduzione sono pervenute oltre 400 richieste dei dipendenti. Grazie all’APD, i responsabili delle assegnazioni hanno potuto accogliere il 95% di queste richieste.
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